Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik

İSTANBUL VE MARMARA, EGE, AKDENİZ, KARADENİZ BÖLGELERİ
DENİZ TİCARET ODASI
WEB GİZLİLİK VE KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI

• AMAÇ VE KAPSAM

İşbu Web Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması İlkeleri (“İlkeler”), İstanbul ve Marmara, Ege, Akdeniz, Karadeniz Bölgeleri Deniz Ticaret Odası’nın (“İMEAK DTO” yahut “Veri Sorumlusu” olarak anılacaktır) kişisel verilerin korunmasına ilişkin kabul ettiği ilkeleri düzenlemekte ve Üyeler/Üye Hissedarları, Üye Yetkilileri/Çalışanları, Çalışan Adayları, Tedarikçi Çalışanı/Yetkilisi, Ürün veya Hizmet Alan Kişiler, Üçüncü Kişiler, Sınav Adayı ve Çevrimiçi Ziyaretçiler’e (“Kişi Grupları”) ait kişisel verilerin işlenmesine ilişkin olarak kişisel veri işleme ilkelerini belirlemekte ve söz konusu Kişi Grupları’nı aydınlatmayı hedeflemektedir.

• TANIMLAR

Kişisel Veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir.
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri ifade eder.
Veri Sorumlusu : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade etmektedir.
6698 sayılı Kanun : 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
Tedarikçi : Mal veya hizmet satın alınan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.
İş Ortağı : İş faaliyetlerimizin yürütülmesi kapsamında, sözleşme bağı çerçevesinde belirli bir işin ifası amacıyla, ortaklık sağladığımız ekonomik ve hukuksal yönden bağımsız gerçek veya tüzel kişileri ifade eder.

• KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER

İMEAK DTO olarak Veri Sorumlusu sıfatı ile aşağıdaki ilkeler çerçevesinde kişisel verilerinizi işlemekteyiz.

• Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme

Kişisel verilerinizin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket edilmektedir. Bu ilke uyarınca özellikle, Veri Sorumlusu olarak kişisel veri işleme amaçlarımıza ulaşmaya çalışırken çıkarlarınızı ve makul beklentilerinizi de dikkate almakta, haklarımızı kötüye kullanmamakta ve veri işleme faaliyetlerimizde şeffaflık prensibine uygun hareket etmekteyiz.

• Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama

Kişisel verilerin doğruluğunun ve güncelliğinin önemini vurgulayan bu ilke doğrultusunda meşru menfaatleriniz dikkate alınarak, işlenen verilerin doğru ve güncel olması için dönemsel kontrol ve güncellemeler yapılmakta ve bu doğrultuda gerekli tedbirler alınmaktadır. Bu kapsamda kişisel verilerin doğruluğunu kontrol etme ve gerekli düzeltmeleri yapmaya yönelik sistemler İMEAK DTO bünyesinde oluşturulmaktadır. Ayrıca, kişisel verilerin toplandığı kaynakların doğruluğu kontrol edilmekte ve kişisel verilerin doğru olmamasından kaynaklı talepler göz önünde bulundurulmaktadır. Dolayısıyla, bu ilke 6698 sayılı Kanun uyarınca sahip olduğunuz kişisel verilerin düzeltilmesini talep etme hakkı ile de uyumlu olarak uygulanmaktadır.

• Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

Kişisel verileriniz açık, belirli ve meşru veri işleme amaçlarına dayalı olarak işlenmektedir. Bu bağlamda, kişisel veri işleme faaliyetlerimizin, ilgili kişilerce açık bir şekilde anlaşılabilir olmasını sağlamakta, hangi amaçlara ve hukuki işleme şartlarına dayandığını işbu İlkeler’in 6. ve 8. maddeleri ile tespit ve açıkça ifade etmekteyiz.

• İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Kişisel verileriniz, öngörülen amaç/amaçların gerçekleştirilebilmesi için ölçülü, amaçla ilintili ve sınırlı biçimde işlenmekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılmaktadır. Yine bu ilke kapsamında mevcutta olmayan ve sonradan gerçekleşmesi düşünülen amaçlarla kişisel veri toplanmamakta veya işlenmemektedir.

• İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

Kişisel verileriniz ancak ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Bu konuda, Veri Sorumlusu olarak, ilgili idari ve teknik tedbirleri almakta ve uygulamaktayız. Bu kapsamda, öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit edilmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranılmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, daha uzun süre işlenmelerine izin veren hukuki bir sebep bulunmaması halinde, kişisel verileriniz kişisel verilerin korunması mevzuatına uygun şekilde silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

• KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİ ŞARTLARI

Kişisel verileriniz, İMEAK DTO tarafından, aşağıda yer alan şartlar çerçevesinde işlenebilmektedir.

•  Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi

Temel kural kişisel verilerin ilgili kişilerin açık rızası olmadan işlenememesi olup, bu istisnaya göre kanunlarda açıkça kişisel veri işlenmesi öngörüldüğü hallerde, kişisel verileriniz işlenebilecektir.

• Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması

Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan ilgili kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde kişisel verileriniz işlenebilecektir. Bu doğrultuda, rızanın açıklanamadığı ya da geçerli olmadığı hallerde, kişilerin hayat veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması şartıyla kişisel verilerin işlenebileceği öngörülmektedir.

• Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması

Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde kişisel verileriniz işlenebilecektir. Bu şart ile geçerli bir sözleşmede bulunulan yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla taraflara ilişkin kişisel verilerin işlenmesi durumunda ayrıca açık rızaya gerek bulunmayacaktır.

• İMEAK DTO’nun Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi

Veri Sorumlusu olarak hukuki yükümlülükleri yerine getirmek için işlemenin zorunlu olması halinde kişisel verileriniz işlenebilecektir.

• Kişisel Verilerin Alenileştirilmesi

Kişisel verileriniz tarafınızca alenileştirilmiş, yani sizin tarafınızdan kamuoyu ile paylaşılmış olması halinde, işlenebilecektir. Bu noktada, korunması gereken hukuki yararın ortadan kalktığı kabul edilmektedir.

• Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde kişisel verileriniz işlenebilecektir.

• Meşru Menfaate Dayalı Olarak Verilerin İşlenmesi

İMEAK DTO’nun meşru menfaatleri için veri işlemenin gerekli olması halinde, temel hak ve özgürlüklerinize zarar verilmemesi kaydıyla kişisel verileriniz işlenebilecektir. Öte yandan bu gibi durumlarda dahi, kişisel verilerin korunmasına ilişkin temel ilkelere uyulacak ve ilgili kişinin menfaat dengesi gözetilecektir.

• Açık Rızaya Dayalı Olarak İşlenmesi

Kişisel verilerin açık rızaya dayanılarak işlenmesi asıl kural olmakla birlikte, işbu maddede belirtilen diğer şartların varlığı halinde ilgili kişilerin açık rızasına dayanılmamaktadır. Aksi halde, hakkın kötüye kullanılmasından bahsedilebilecektir. Bu bağlamda kişisel verileriniz, işbu İlkeler’de belirtilen şartlardan herhangi birine dayalı olarak işlenemediği durumlarda, açık rızaya dayalı olarak işlenmektedir.

• KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZE EDİLMESİ

• KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

İMEAK DTO nezdinde, 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dahilinde ilgili kişi grubuna göre aşağıdaki amaçlar ile kişisel veriler işlenebilmektedir.

• Çalışan Adayı

Çalışan Adayı kişisel verileri, 6698 sayılı Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dahilinde, çalışan adayı başvuru ve seçme süreçlerinin yürütülmesi, insan kaynakları süreçlerinin planlanması ve icrası, özlük faaliyetlerinin yürütülmesi, mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi, menfaatlerin planlanması ve icrası ve personel temin süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla işlenebilecektir.

• Üye/Üye Hissedarı ile Üye Yetkilisi/Çalışanı

Üye kişisel verileri, 6698 sayılı Kanun’un 5. e 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dahilinde, eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, organizasyon ve etkinlik yönetimi, saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, stratejik planlama faaliyetlerinin yürütülmesi, talep / şikayetlerin takibi, üye ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, üye memnuniyetine yönelik aktivitelerin yürütülmesi ve veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi amaçlarıyla işlenmektedir.

• Tedarikçi Çalışanı/Yetkilisi

Tedarikçi Çalışanı/Yetkilisi kişisel verileri, 6698 sayılı Kanun’un 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dahilinde, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, mal / hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla işlenebilecektir.

• Sınav Adayı

Sınav Adayı kişisel verileri, 6698 sayılı Kanun’un 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dahilinde, sınav süreçlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, organizasyon ve etkinlik yönetimi amaçlarıyla işlenebilecektir.

• Ürün veya Hizmet Alan Kişi

Ürün veya Hizmet Alan Kişi kişisel verileri, 6698 sayılı Kanun’un 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dahilinde, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, ürün veya hizmet alan kişi ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla işlenebilecektir.

• Üçüncü Kişi

Üçüncü Kişi kişisel verileri, 6698 sayılı Kanun’un 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dahilinde, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, denetim faaliyetlerinin yürütülmesi, fiziksel mekân güvenliğinin temini, mal / hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla işlenebilecektir.

• Çevrimiçi Ziyaretçi

Çevrimiçi Ziyaretçi kişisel verileri, 6698 sayılı Kanun’un 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dahilinde, bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, tanıtım ve pazarlama süreçlerinin yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, hizmetlerin geliştirilmesi çalışmalarının yürütülmesi, veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlarıyla işlenebilecektir.

• KİŞİSEL VERİLERİN AKTARIMI

Kişisel verileriniz; yurt içi ve yurt dışı yerleşik iş ortaklarımıza, tedarikçilerimize, kanunen yetkili kamu kurumları ve kanunen yetkili özel kişilere, işbu İlkeler’in 3. ve 6. maddesinde yer verilen ilke ve amaçlar ile 6698 sayılı Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde sınırlı olarak aktarılabilecektir.

• KİŞİSEL VERİ TOPLAMANIN YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ

İMEAK DTO’ya iletilen kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kanun’un 5. maddesinde yer aldığı  üzere; kanunlarda açıkça öngörülmesi, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması ya da veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebeplerine dayanılarak; özel nitelikli kişisel verileriniz ise 6698 sayılı Kanun’un 6. maddesi ile belirtildiği üzere; kanunlarda öngörülmesi ve  açık rızanızın alınması hukuki sebeplerine dayanılarak fiziki, elektronik ortam, yazılı veya sözlü veri aktarım araçları ile veri kayıt sisteminin parçası olarak bizzat kişiden yahut üçüncü kişiden alınmak suretiyle otomatik, kısmen otomatik veya herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenmektedir.

• KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ

İMEAK DTO, kişisel verilerin güvenliğini sağlamak, hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek adına, yetkisiz erişim risklerini, kaza ile veri kayıplarını, verilerin kasti silinmesini veya verilerin zarar görmesini engelleyecek makul önlemler almaktadır.
Kişisel verilere, erişim yetkisi bulunan kişilerden başkalarının erişmesini engellemek adına gereken her türlü teknik ve fiziki önlemler alınır. Bu kapsamda özellikle yetkilendirme sistemi, hiç kimsenin gereğinden fazla kişisel veriye erişmesinin mümkün olmayacağı şekilde kurgulanmaktadır.
İMEAK DTO, 6698 sayılı Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapmakta ve yaptırmaktadır.

• ÜÇÜNCÜ TARAF KİŞİSEL VERİLERE İLİŞKİN TAAHHÜTLER

İlgili Kişi Grubu, 3. kişilere ilişkin ilettiği kişisel veriler hakkında verisini paylaştığını 3. kişilere 6698 sayılı Kanun’a uygun gerekli bilgilendirmeyi yaptığını ve izinleri aldığını taahhüt eder.  Aksi durumdaki oluşacak zararlar ilgili kişi grubu nezdinde kalacaktır.

• BAŞVURU USUL VE ESASLARI

İlgili kişi olarak, 6698 sayılı Kanun 11. maddede yer alan haklarınıza ilişkin bir talebiniz olması durumunda; Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ ile öngörülen asgari koşulları sağlayan başvurunuz ile; imeakdto@hs01.kep.tr KEP adresimize, kvkk@denizticaretodasi.org.tr  e-mail adresimize, sistemimizde bulunan ve size ait olduğu ispat edilebilen kayıtlı e-posta adresinizle veya güvenli e-imzalı olarak ileteceğiniz ileti ile, veya “Meclis-i Mebusan Cad. No: 22 34427 Fındıklı-Beyoğlu-İstanbul” adresimize şahsen yapacağınız ıslak imzalı yazılı başvuru veya noter kanalı ile başvuru gerçekleştirebilirsiniz. Yapacağınız başvuruyu İMEAK DTO olarak, talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandıracağız. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, İMEAK DTO tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.
Bu kapsamda ilgili kişi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz;
a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
e) 6698 sayılı Kanun’un 7’nci maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.